Manajemen Integrasi Proyek

Manajemen Integrasi Proyek (Project Integration Management) adalah kumpulan aktivitas dan proses yang diperlukan untuk mengidentifikasi, mendefinisi, mengombinasi, menyatukan dan mengoordinasi berbagai proses dan aktivitas manajemen proyek dalam suatu proses yang berkesinambungan di dalam group Proses Manajemen Proyek.

Dalam konteks Manajemen Proyek, integrasi termasuk dalam hal-hal yang berhubungan dengan kontrol, konsolidasi, komunikasi, dan tindakan integratif untuk mengontrol eksekusi proyek, cara mengelola harapan-harapan stakeholder dan kebutuhan proyek.

Manajemen Integrasi Proyek terdiri dari:

  1. Develop Project Charter: proses pembuatan dokumen yang secara formal menyatakan bahwa project berjalan dan memberikan wewenang kepada Project Manager untuk menjalankan proyek. Dokumen project charter berisi informasi penting yang mencakup penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang akan dijalankan.
  2. Develop Project Management Plan: proses mendefinisikan, menyiapkan dan mengoordinasikan, dan mengintegrasikan rencana proyek ke dalam rencana manajemen proyek (Project Management Plan).
  3. Direct and manage Project Work: proses memimpin (leading) dan menjalankan (performing) seluruh rencana yang sudah dibuat di dalam project management plan dan melaksanakan perubahan yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek.
  4. Monitor and Control Project Work: proses pelacakan (tracking), meninjau (reviewing), dan pelaporan (reporting) kemajuan proyek terhadap kinerja yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek.
  5. Perform Integrated Change Control: proses review semua Change Request, menyetujui Change Request, dan mengelola Change Request terhadap rencana manajemen proyek.
  6. Close Project or Phase: proses finalisasi semua aktivitas proyek untuk mendapatkan formal acceptance bahwa proyek telah selesai.
manajemen integrasi proyek

Input, Tools & Techniques, Outputs (ITTO) – Project Integration Management

 

Develop Project Charter

Project Charter adalah dokumen high-level yang menjelaskan sebuah proyek yang akan berjalan. Project Charter dibuat di dalam proses Initiating. Dokumen ini berisi mengenai high-level objectives, constraints, requirements, scope, risk, dan assumptions. Detail rencana proyek yang berhubungan dengan Budget/ Money dan Time akan disiapkan setelah Project Charter secara resmi disetujui oleh Project Sponsor.

Input untuk pembuatan Project Charter adalah sebagai berikut:

Project Statement of Work
Statement of Work (SOW) adalah narasi deskriptif mengenai produk, jasa dan hasil dalam suatu proyek. Untuk proyek internal, project initiator atau sponsor membuat SOW berdasarkan kebutuhan bisnis, produk ataupun service requirements. Sedangkan untuk proyek eksternal SOW dapat diterima dari Customer sebagai bagian dari dokumen tender, seperti RFP (request for proposal), RFI (request for information) atau bagian dari suatu kontrak proyek. Dokumen SOW mereferensikan beberapa hal sebagai berikut:

  1. Business need.
  2. Product Scope.
  3. Strategic Plan.

Business Case
Dokumen ini menjelaskan mengenai kebutuhan bisnis organisasai untuk menjalankan suatu proyek. Business Case digunakan untuk pengambilan keputusan oleh Manager. Dokumen ini juga berisi mengenai hasil analisis yang sudah dikerjakan oleh Business Analyst berdasarkan masukkan oleh berbagai Stakeholder. Dokumen Business Case dibuat sebagai hasil dari analisis berikut ini:

  1. Market demand.
  2. Organizational need.
  3. Customer request.
  4. Technological advance.
  5. Legal requirement.
  6. Ecological impact.
  7. Social need.

 

Develop Project Management Plan

Project Management Plan mendefinisikan bagaimana project akan berjalan, dimonitor dan dikontrol, dan diselesaikan. Dokumen Project Management Plan merupakan dasar dari sebuah proses perencanaan.

Adapun isi dari Project Management Plan adalah sebagai berikut:

  1. Change management plan.
  2. Communications management plan.
  3. Configuration management plan.
  4. Cost baseline.
  5. Cost management plan.
  6. Human resource management plan.
  7. Process improvement plan.
  8. Procurement management plan.
  9. Scope baseline (project scope statement, WBS, WBS dictionary).
  10. Quality management plan.
  11. Requirements management plan.
  12. Risk management plan.
  13. Schedule baseline.
  14. Schedule management plan.
  15. Scope management plan.
  16. Stakeholder management plan.

 

Direct and Manage Project Work

Direct and Manage Project Work adalah proses menjalankan seluruh aktivitas yang telah didefinisikan di dalam Project Management Plan dan mengimplementasikan perubahan (changes) untuk mencapai tujuan proyek.

Adapun aktivitas yang dilakukan di dalam Direct and Manage Project Work adalah sebagai berikut:

  1. Melakukan aktivitas untuk mencapai tujuan proyek.
  2. Membuat project deliverables.
  3. Menyiapkan, melatih dan mengelola team members.
  4. Mendapatkan, mengelola dan menggunakan sumber daya termasuk material, alat, peralatan dan fasilitas.
  5. Mengimplementasikan standar dan metode perencanaan.
  6. Menyiapkan dan mengelola hubungan komunikasi baik di dalam maupun di luar tim proyek.
  7. Melakukan analisis terhadap cost, schedule dan quality.
  8. Mengimplementasikan change request yang sudah mendapatkan persetujuan dari Change Control Board (CCB).
  9. Mengelola risiko.
  10. Mengelola seller dan supplier.
  11. Mengelola Stakeholder.
  12. Mengumpulkan dokumen lesson learned.

 

Monitor and Control Project Work

Monitor and Control Project Work adalah proses tracking, review dan reporting dari proyek berjalan terhadap rencana-rencana yang sudah didefinisikan di dalam project management plan. Salah satu keuntungan dari proses ini adalah Stakeholder dapat melihat dan memahami status dari proyek yang sedang berjalan, serta langkah-langkah yang bisa diambil terhadapĀ  budget, schedule dan scope.

Project Manager menjalankan proses monitoring di seluruh proses proyek. Monitoring memberikan gambaran mengenai status dan kinerja dari suatu proyek di berbagai area. Sedangkan kontrol memberikan langkah-langkah yang perlu diambil terhadap kinerja proyek, bisa berupa Corrective ataupun Preventive.

Proses Monitor and Control Project Work berfokus terhadap beberapa hal berikut ini:

  1. Membandingkan kinerja proyek saat ini dengan project management plan.
  2. Melakukan assesment terhadap kinerja proyek untuk mengambil langkah-langkah yang perlu diambil, apakah corrective atau preventive.
  3. Mengidentifikasi risiko yang akan terjadi, melakukan tracking dan memastikan bahwa risiko dapat diidentifikasi, dan mengambil langkah yang tepat terhadap risiko yang ada.
  4. Melakukan pengawasan terhadap perubahan yang terjadi.
  5. Menyediakan pelaporan terhadap status proyek berjalan kepada stakeholder.

 

Perform Integrated Change Control

Perform Integrated Change Control adalah proses review dari seluruh Change Request, melakukan persetujuan/ penolakan Change Request, mengelola dan mengimplementasikan Change Request.

Setiap perubahan yang datang dari berbagai Stakeholder baik secara verbal ataupun tertulis perlu didokumentasikan dengan baik. Kemudian perubahan tersebut akan dimasukkan ke dalam Change Management/ Configuration System.

Setiap dokumen Change Request yang masuk membutuhkan persetujuan atau penolakan. Biasanya oleh project sponsor atau project manager. Orang yang bertanggung jawab untuk melakukan persetujuan atau penolakan didefinisikan di dalam project management plan. Jika dibutuhkan, proses Integrated Change Control bisa melibatkan Change Control Board (CCB), dimana suatu group yang memiliki wewenang untuk melakuan review, approve atau reject dari Change Request. Customer atau Sponsor mungkin saja dibutuhkan setelah persetujuan dari CCB, kecuali Customer dan Sponsor bagian dari CCB.

 

Close Project or Phase

Close Project or Phase adalah proses finalisasi semua aktivitas yang berhubungan dengan Project Management Process. Hasil dari proses ini adalah dokumen lesson learned, formal acceptance dari suatu proyek, dan melakukan release resources.

Dalam melakukan closing suatu proyek, Project Manager melakukan review terhadap semua informasi di fase-fase sebelumnya dan memastikan bahwa semua aktivitas project sudah lengkap dan mencapai tujuan proyek. Untuk dapat mengakhiri suatu proyek dengan baik, Project Manager harus berkomunikasi dengan seluruh Stakeholder.

Beberapa dokumen yang dihasilkan dari proses ini adalah:

  1. Project files: scope, cost, schedule, project calendars, risk registers, change management documentation, planned risk response actions, and risk impact.
  2. Project or phase closure documents: formal dokumen yang menyatakan bahwa semua aktivitas telah selesai.
  3. Historical information: informasi yang berhubungan dengan lesson learned. Informasi ini bisa berupa issue dan risk yang terjadi selama proyek berlangsung dan bagaimana cara penanganannya.
Project Integration Management Process

Project Integration Management Process

2 Responses to “Manajemen Integrasi Proyek”

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.