Pentingnya Checklist Dalam Project Status Reports

Pernahkan anda pergi ke supermarket untuk membeli sebuah kopi, kemudian meninggalkan supermarket dengan penuh barang belanjaan tanpa sebuah kopi? Ya, kejadian tersebut kadang sering kita jumpai sehari-hari. Mungkin bagi perempuan yang isi otaknya luar biasa ketika berbelanja, tidak akan pernah lupa belanjaan apa yang harus dibeli. Bahkan dengan ide cemerlangnya, bisa menambahkan beberapa item baru ketika sampai di supermarket. Hahaa.. cukup ngomongin belanjaan.

Intinya.. Lists are important!

Tidak hanya belanja, List juga membantu kita di kehidupan sehari-hari dalam membuat prioritas dan hal-hal penting. Hal ini juga berlaku dalam manajemen proyek. Sebagai seorang Project Manager, kita pasti sering membuat laporan berkala untuk memberikan informasi terbaru kepada stakeholder, dan begitu banyak hal-hal penting yang perlu kita ingat untuk kita masukan ke dalam laporan. Tidak peduli seberapa sering kita membuat Project Status Report, tanpa List, ada kemungkinan kita melewatkan/ melupakan beberapa hal penting.

Bagi perusahaan yang mempunyai standard penerapan manajemen proyek, biasanya sudah mempunyai template Project Status Report. Tidak ada sebuah Project Status Report yang sempurna. Namun setidaknya kita mempunyai semacam Guidelines yang nantinya bisa kita sesuaikan sesuai kebutuhan.

project_status_checklist

Project Status Report Checklist

Executive Overview

  • Project Identifiers
    Menjadi awal dari sebuah report. Umumnya Project Identifiers berisi mengenai Project Name, Project Manager, Report Date, Start and End of Project.
  • Progress Summary
    Bagian ini berisi mengenai penjelasan proyek secara high-level. Umumnya mengenai objective dan progress yang sudah berjalan. Apakah proyek berjalan On Schedule, Ahead Schedule atau Behind Schedule? Progress Summary harus berisi mengenai poin-poin penting yang perlu perhatian Stakeholder, walaupun poin-poin tersebut bisa dijabarkan di bagian laporan berikutnya.
  • Overall Project Health and Percent Complete
    Umumnya Project Health dijelaskan secara visual dibandingkan dengan naratif. Contohnya menggunakan visual RAG Color (Red, Amber, Green), dimana warna merah memerlukan perhatian khusus dan segera (kebanyakan memerlukan perhatian dari Stakeholder). Warna kuning menandakan ada masalah, dan warna hijau menandakan bahwa proyek masih On Track. Sedangkan persentase diisi dengan persentase aktual dari keseluruhan proyek.

 

Milestone and Deliverables

Dalam fase Project Planning, proyek dipecah menjadi beberapa bagian seperti Development, SIT, UAT, Piloting dan Implementation/ Go Live/ Rollout. Milestone sangat berguna untuk memberikan informasi mengenai selesainya suatu fase dan deliverable ke klien/ customer. Hal ini kaitannya sangat penting terhadap penagihan (Invoicing).

 

Issue, Risk and Change Management

Deteksi risiko sejak dini dan penanganannya sangat penting terhadap selesainya suatu proyek. Beberapa hal yang perlu dijelaskan mengenai risiko adalah:

  • Open Issue
    Menampilkan beberapa masalah yang terjadi sejak laporan terakhir dibuat. Perlu ditambahkan juga status dari masalah tersebut dan bagaimana strategi penanganannya.
  • Open Risk
    Menampilkan beberapa risiko yang terjadi di laporan terakhir dan yang mungkin akan terjadi kedepannya. Perlu ditambahkan juga manajemen risiko untuk menghadapi risiko yang ada saat ini.
  • Open Change Request
    Menampilkan Change Request dan langkah selanjutnya yang memerlukan perhatian Stakeholder. Sebagai contoh: memperpanjang jadwal proyek atau pendanaan terkait penambahan kebutuhan (project requirements).

Risk (Risiko) dan Issue (Masalah) dapat diibaratkan dengan perbedaan antara tanda tanya dan tanda seru. Risiko mempertanyakan masa depan (tanda tanya), sedangkan masalah menangani krisis saat ini (tanda seru). Masalah lebih mudah dikenali karena langsung terlihat dan terasa. Risiko lebih sulit diidentifikasi karena memerlukan pengerahan pikiran untuk dapat memperkirakan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Itulah sebab sebagian besar orang cenderung lebih berfokus pada penanganan masalah daripada penanganan risiko.

 

Team Progress

Bagian ini menerangkan mengenai produktivitas tim proyek, membandingkan antara estimasi proyek dengan aktual proyek dan aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh tim, baik yang sudah maupun yang akan datang. Berikut beberapa hal yang terdapat dalam Team Progress:

  • Task Schedule for Last Week
    Berisi estimasi jadwal proyek.
  • Task Completed Last Week
    Berisi daftar aktivitas-aktivitas yang sudah diselesaikan oleh tim proyek.
  • Task Schedule for Next Week
    Berisi daftar aktivitas-aktivitas yang belum selesai di jadwal sebelumnya dan rencana aktivitas berikutnya.

2 Responses to “Pentingnya Checklist Dalam Project Status Reports”

Leave a Reply