Apa itu Project Charter

Seperti yang sudah dijelaskan di dalam Project Integration Management bahwa Project Charter merupakan dokumen awal dari suatu Proyek. Project Charter adalah dokumen high level yang menyatakan dan menjelaskan adanya sebuah proyek. Dokumen ini berisi informasi penting yang mencakup penjelasan ringkas dari sebuah proyek yang akan dijalankan.

Project Charter dibuat di dalam proses Initiating. Dokumen ini berisi mengenai high-level objectives, constraints, requirements, scope, risk, dan assumptions. Detail rencana proyek yang berhubungan dengan Budget/ Money dan Time akan disiapkan setelah Project Charter secara resmi disetujui oleh Project Sponsor.

Input untuk pembuatan Project Charter adalah:

  1. Stetement of Work: deskripsi dari suatu produk atau jasa yang akah dihasilkan kepada Customer dari suatu proyek.
  2. Business Case: informasi penting dari suatu organisasi/ perusahaan membuat atau menjalankan suatu proyek.
  3. Agreements: bisa berupa MoU (Memorandums of Understanding), SLA (Service Level Agreement), verbal agreement, email ataupun kesepakatan lainnya dengan Customer.
  4. Enterprise Environmental Factors: bagaimana organisasi/ perusahaan menjalankan suatu bisnis, seperti standard industri, peraturan pemerintah, budaya perusahaan dan kondisi pasar saat ini.
  5. Organizational Process Assets: proses di dalam organisasi/ perusahaan, template documents yang dimiliki dalam project management, pengetahuan dan pengalaman yang didokumentasikan di dalam lesson learned.

4 hal penting yang perlu ada di dalam Project Charter:

 

  • Business Case adalah penjelasan kenapa proyek diadakan oleh suatu organisasi/ perusahaan, seperti berapa besarnya proyek dan apa keuntungannya bagi organisasi, dan bisnis yang akan didapat di masa depan dari adanya proyek ini.
  • Deliverables adalah produk atau jasa yang dihasilkan dari suatu proyek kepada Customer. Deliverable biasanya memiliki tenggat waktu (due date), jelas/ berwujud (tangible), terukur (measurable) dan spesifik (specific).
  • Constraint adalah hambatan yang muncul yang harus dihadapai oleh Project Manager dan team members. Hambatan yang paling umum dihadapai adalah yang berhubungan dengan Scope, Schedule dan Cost. Hal ini juga dikenal dengan nama “Triple Constraint).
  • Assumption adalah keputusan sementara yang dibuat sebagai kompensasi atas informasi yang belum didapatkan atau hal-hal yang kita yakini benar berdasarkan pengetahuan, pengalaman, dan/ atau informasi yang diberikan oleh anggota tim kami atau stakeholders.

 

 

Berikut ini adalah contoh isi dari dokumen Project Charter.

  1. Project Title and Description
  2. Project Manager Assigned and Authority Level
  3. Business Case
  4. Resources Preassigned
  5. Stakeholder
  6. Stakeholder Requirements as Known
  7. Product Description/ Deliverables
  8. Assumptions
  9. Constraints
  10. Measurable Project Objectives
  11. Project Approval Requirements
  12. High-Level Project Risk
  13. Project Sponsor Authorizing

Banyak kejadian di dalam sebuah perusahaan dimana seorang Project Manager menjalankan suatu proyek dimulai pada fase Planning. Project Manager ditunjuk dan diminta untuk membuat sebuah planning tanpa dokumen Project Charter. Sangat disayangkan jika Project Manager tidak terlibat di dalam proses Initiating karena tidak mendapatkan pemahaman dasar bagaimana suatu proyek dibuat.

Perbedaan Customer dan Sponsor
Sponsor adalah orang yang membiayai suatu proyek. Customer adalah orang yang menggunakan produk dari suatu proyek. Terkadang, Customer bisa saja menjadi Sponsor. Project Sponsor bertanggung jawab terhadap pembuatan Project Charter. Project Manager bertanggung jawab dalam mengelola proyek.

Jika anda bekerja dengan struktur organisasi matrix, kemudian team anda tidak melaporkan hasil kerjanya ke anda. Mereka melaporkan hasil kerjanya ke Functional Manager, dan mungkin melakukan pekerjaan lainnya yang tidak berhubungan dengan proyek. Tetapi ketika anda menjadi Project Manager, secara efektif anda adalah atasan mereka. Jadi, bagaimana supaya team yang berada di bawah Functional Manager melaporkan hasil kerjanya kepada anda? Anda butuh yang namanya Authorization, dan itulah fungsinya Project Charter. Jika anda memiliki autorisasi, maka semua tim proyek di bawah anda wajib melaporkan hasil kerja proyek kepada anda. Selain itu juga anda memiliki wewenang terhadap penggunaan budget dan sumber daya yang ada. Hal ini tidak hanya di struktur organisasi matrix. Ini penting untuk mengetahui siapa yang akan menjadi Person in Charge di dalam proyek dan resources apa saja yang tersedia ketika anda mengelola suatu proyek.

Keuntungan yang dapat diambil dengan adanya Project Charter adalah

  1. Mempercepat proses approval dengan menjawab beberapa pertanyaan penting yang berhubungan dengan proyek di dalam meeting dengan internal ataupun dengan Customer.
  2. Mendefinisikan secara jelas apa-apa saja Deliverable kepada Customer, baik yang in scope ataupun yang out of scope.
  3. Memberikan autorisasi kepada Project Manager dan membangun kepercayaan kepada Customer sebagai pemimpin proyek.

Leave a Reply