Project Management Plan

Dokumen kedua terpenting di awal-awal Project setelah Project Charter adalah Project Management Plan (PM Plan). Dibilang sangat penting karena ini menentukan sukses tidaknya sebuah Project.

Apa itu Project Management Plan?
Project Management Plan didefinisikan oleh PMBOK Guide sebagai:

the document that describes how the project will be executed, monitored and controlled, and closed.

Sedangkan menurut buku Rita Mulcahy’s PMP Exam Prep:

Management plans document the strategy for managing the project and the processes related to the knowledge area of scope, schedule, cost, quality, human resource, communications, risk, procurement, and stakeholder management.

Project Management Plan berisi penjelasan bagaimana rencana-rencana dan keputusan Project dijalankan. PMBOK menyebut Project Management Plan sebagai “living document”, artinya jika terdapat perubahan pada rencana Project ketika Project berjalan, maka Project Management Plan juga harus diupdate.

Kenapa disebut sangat penting? Ini karena Project Management Plan bersisi rencana-rencana, objective, apa saja “deliverable” yang akan diberikan ke Customer, bagaimana cara menangani suatu project, bagaimana risiko ditangani, siapa yang bertanggung jawab, bagaimana Project Manager memonitor dan menangani Project, bagaimana perubahan ditangani oleh team dan Project Manager. Jika kita mencoba menyederhanakan isi dari Project Management Plan, isinya berupa 4W (Why, What, Who, When) dan 1H (How).

Develop Project Management Plan

Isi dokumennya sendiri adalah sebagai berikut:

  • Scope Management Plan
  • Schedule Management Plan
  • Cost Management Plan
  • Quality Management Plan
  • Human Resource Management Plan
  • Communications Management Plan
  • Risk Management Plan
  • Procurement Management Plan
  • Stakeholder Management Plan
  • Scope Baseline
  • Schedule Baseline
  • Cost Baseline

Project Management Plan dibuat oleh Project Manager, ditandatangani oleh Key Stakeholder, dan menjadi dasar (baseline) rencana Project. Jika terdapat perubahan, maka secara formal perubahan tersebut akan masuk ke dalam Change Control dan menjadi bahan perbandingan antara Project Actual dan Project Baseline. Setelah Project Manager menyelesaikan dokumen Project Management Plan, selanjutnya akan diadakan Kick-Off Meeting untuk memulai Project secara resmi.

Tujuan dari Kick-Off Meeting adalah untuk memberitahukan kepada Stakeholder bahwa secara resmi Project berjalan dan memberikan gambaran kepada setiap Stakeholder mengenai aktivitas-aktivitas apa saja yang akan dilakukan. Intinya menyamakan pandangan.

Project kecil maupun besar, pembuatan dokumen Project Management Plan adalah keharusan. Global Project Manager yang sekaligus sebagai Project Auditor di kantor saya, selalu menanyakan 2 dokumen penting sebelum Project dimulai: Project Charter dan Project Management Plan. Biasanya Project Auditor akan meminta saya untuk menjelaskan secara menyeluruh isi dari Project Management Plan. Hal ini untuk menilai kesiapan seluruh Stakeholder dalam menjalankan suatu Project.

 

Baselines

Project Management Plan memiliki baseline yang dibuat dalam fase Planning. Terdapat tiga baseline, yaitu:

  1. Scope Baseline: berisi Project Scope Statement, WBS, dan WBS Dictionary
  2. Schedule Baseline: berisi Project Schedule yang memiliki Start Date dan End Date untuk masing-masing aktivitas.
  3. Cost Baseline: berisi Project Budget.

Ketiga baseline tersebut biasa disebut juga sebagai Performance Measurement Baseline, karena Project Manager akan selalu membandingkan antara Project yang berjalan dengan baseline tersebut. Performance ini kemudian akan menjadi report kepada Stakeholder mengenai kondisi Project, apakah masih in scope atau out of scope, apakah under, within atau over budget, dan apakah behind, on, atau ahead schedule.

Setiap ada perubahan terkait dengan baseline selama Executing dan Monitoring & Controlling, maka perubahan tersebut akan masuk ke dalam Change Control System. Jika disetujui, maka Project Manager dapat mengupdate baseline di dalam Project Management Plan.

Leave a Reply