Apa Itu Manajemen Proyek

Proyek mempunyai makna suatu pekerjaan dengan saran, lingkup kerja dan batasan waktu serta anggaran tertentu. Ada pihak yang memberi pekerjaan (sponsor), ada pihak yang melaksanakan pekerjaan (executor), dan ada banyak pemangku kepentingan (stakeholders) yang terkait pada satu proyek. Yang menjadi karakteristik umum dari sebuah proyek antara lain adanya batasan waktu, anggaran, mutu dan spesifikasi tertentu (dikenal dengan istilah Project Constraints).

Walaupun umumnya proyek memiliki batas anggaran, namun tidak semua proyek mempunyai orientasi bisnis atau target keuntungan dari sisi finansial. Proyek-proyek internal perusahaan, proyek pemerintah, serta proyek yang diinisiasi oleh lembaga nonprofit seperti pembangunan infrastruktur, sarana prasarana public, pembuatan portal internet informasi public, perpustakaan, dan lain-lain, lebih berorientasi pada benefits (manfaat) untuk komunitas yang luas (stakeholders). Ada juga proyek yang bermakna simbolis seperti terowongan terpanjang, kereta tercepat, atau menara tertinggi di dunia dan sebagainya.

Selain proyek yang bersifat resmi dan memiliki kontrak, cukup banyak proyek internal organisasi. Ada pula proyek yang bersifat pribadi dan informal. Pada umumnya, proyek bermakna fisik seperti pembangunan gedung, jalan atau bangunan. Tetapi ada pula proyek yang bersifat nonfisik, misalnya saja seperti proyek pengembangan perangkat lunak, perubahan budaya, riset, pembuatan karya seni, dan sebagainya.

Terlepas dari apapun bentuk proyeknya, sudah seyogianya kita memahami dan berusaha menerapkan dengan benar konsep manajemen proyek. Agar kita dapat terhindar dari kerugian waktu, uang, moral, dan reputasi. Pada dasarnya, sasaran dari manajemen proyek adalah pengendalian terhadap lingkup kerja, waktu, sumber daya, resiko, dan biaya, agar benar-benar sesuai kesepakatan, rencana, dan juga memenuhi standar mutu yang diharapkan para stakeholders.

Apabila target spesifikasi, biaya, dan waktu dapat dicapai dan diterima oleh pemberi kerja (dan pemangku kepentingan lainnya, yang juga dikenal dengan istilah stakeholders), dapat dikatakan bahwa proyek tersebut berjalan dengan sukses. Lebih baik lagi jika hasil dari proyek dapat dimanfaatkan dalam jangka waktu yang panjang (long term benefit) dan dengan ongkos pemeliharaan yang relatif terjangkau.

Singkatnya, sebuah proyek umumnya:

  • Dilaksanakan dengan jadwal tertentu
  • Memiliki anggaran terbatas
  • Mensyaratkan rincian spesifikasi tertentu.
  • Membutuhkan sumber daya dari berbagai unsur.
  • Mengandung ketidakpastian dan resiko.
  • Memiliki sponsor dan stakeholders.
project_program_portfolio

Perbandingan antara Project, Program, dan Portfolio dalam Organisasi/ Perusahaan

Dalam perjalanan sebuah proyek, terutama terkait fase perencanaan, seringkali diperlukan upaya elaborasi rencan kerja secara bertahap atau proses perencanaan uraian pekerjaan secara bertahap. Sehingga pada akhirnya dapat menghasilkan suatu rencana yang rinci dan relatif akurat. Penyusunan uraian pekerjaan sering disebut juga dengan WBS (Work Breakdown Structure). Tingkat kemudahan penyusunan uraian pekerjaan dalam sebuah proyek akan beragam, bergantung pada jenis proyeknya dan pengalaman tim proyek.

Apabila dibandingkan dengan kegiatan operasional yang bersifat rutin, proyek memiliki ciri: selalu memiliki awal dan akhir (sementara) dan lingkup tugas khusus dan spesifik (unik). Sedangkan pekerjaan rutin memiliki ciri: proses berlanjut (kontinyu) dan sasaran tugas menjaga kesinambungan operasional (rutin).

 

Apa itu Manajemen Proyek?

Manajemen proyek bermakna tata kelola manajerial dan teknik (cara/ metode) yang perlu diterapkan, untuk mencapai keberhasilan pelaksanaan sebuah proyek. Yakni tercapainya target waktu, biaya juga anggaran, dan lingkup kerja sesuai kesepakatan serta kelaziman yang berlaku. Di samping itu yang tidak kalah pentingnya adalah menjaga kepuasan komunitas pemangku kepentingan selama dan sesudah proyek selesai.

Di samping penerapan metode yang bersifat teknis yang umumnya adalah tugas para insinyur dan ahli teknik, manajemen proyek sangat menekankan pada sisi nonteknis seperti komunikasi, perencanaan, kepemimpinan, serta interaksi, dan sinergi antara tim pelaksanan dengan pihak lain yang terkait. Yang tidak kalah pentingnya adalah, upaya pemanfaatan tools dan technics yang tepat (baik yang bersifat soft-skills maupun dengan bantuan teknologi perangkat lunak seperti scheduling software) dalam pengelolaan proyek. Berdasarkan hal itu pula, pada dasarknya manajemen proyek professional sudah bersifat multidisiplin.

Pengertian Manajemen Proyek versi Project Management Institute (www.pmi.org) yang diambil dari PMBOK Guide

“Penerapan pengetahuan, keahlian, serta berbagai cara (metode dan teknik) ke dalam suatu proyek, untuk mencapai sasaran penyelesaian proyek

Kegagalan suatu proyek banyak bersumber dari buruknya perencanaan dan minimnya komunikasi dengan pemangku kepentingan termasuk insinyur maupun teknisi yang terlibat dalam proyek, para pengguna, pengambil keputusan, bagian perizinan, maupun stakeholder lainnya. Perbedaan persepsi mengenai mutu, fitur system, dan lingkup pekerjaan yang harus dilaksanakan dalam suatu proyek juga seringkali menjadi dilema.

Hal ini banyak disebabkan oleh ketidakcermatan pada fase inisiasi dan perencanaan dan karena itu sangat penting untuk memperhatikan ekspektasi dan persepsi terhadap lingkup, mutu, dan tingkat kepuasan dari stakeholder sedini dan seefektif mungkin. Contoh stakeholder yang perlu dipahami antara lain anggota tim, pengawas proyek, pembuat peraturan dan kebijakan, masyarakat, LSM, pengguna, “korban” proyek, dan lain sebagainya.

Hal yang tidak kalah pentingnya (atau bahkan sangat penting) adalah pemantauan dan pengendalian risiko. Setiap proyek selalu memiliki risiko dan ketidakpastian. Cukup banyak risiko yang dapat diidentifikasi kemungkinan kejadiannya, tetapi tidak diketahui kapan terjadinya. Misalnya saja risiko kecelakaan kerja, gempa bumi, kehilangan staf inti, kerugian akibat kesalahan perhitungan, kegagalan teknis, dan lain sebagainya. Namun demikian ada pula risiko yang tidak dapat diidentifikasi sejak awal, seperti terjadinya krisis moneter atau perubahan peraturan dari pemerintah. Belum lagi risiko yang sangat khas terjadi pada proyek tertentu seperti pemogokan kerja, kondisi lingkungan, terhambatnya pasokan barang atau jasa tertentu, birokrasi, kerusakan peralatan, maupun buruknya penerapan manajemen proyek itu sendiri.

Dari pemaparan tersebut, dapat dikatakan bahwa kewajiban utama para pemimpin proyek dan project leaders adalah, selain menjamin terjalinnya komunikasi yang produktif dan multi-arah, juga mengelola risiko dengan efektif. Termasuk identifikasi risiko secara rutin, menilai dampak dan kemungkinan terjadinya risiko tertentu, serta merumuskan serangkaian strategi untuk mengurangi dampak negative apabila sebuah risiko terjadi (yang biasa disebut sebagai strategi mitigasi).

Singkat kata, manajemen proyek adalah kombinasi penerapan pengetahuan, keahlian, dan seni (knowledge, skills, and art) yang bertujuan untuk memulai, merencanakan dan menyelesaikan proyek dalam keterbatasan yang ada (constraints). Hal yang perlu diperhatikan dalam setiap proyek antara lain batasan waktu, mutu, biaya, lingkup pekerjaan, kepentingan stakeholder, dan risiko.

 

Siapa itu Project Manager (PM)?

Project Manager/ Manajer Proyek adalah seseorang yang ditunjuk dan dipercaya oleh perusahaan atau sponsor proyek untuk memimpin, merencanakan, dan mengendalikan sebuah proyek. Sebaikanya penugasan kepada PM diberikan dalam bentuk project charter agar terdapat informasi awal mengenai situasi dan kondisi proyek yang akan ditangani. Istilah PM umumnya berasal dari dunia konstruksi, perminyakan, dan teknologi informasi. Tetapi kini istilah tersebut sudah sering kita denganr di berbagai industry dengan berbagai variannya. Misalnya saja seperti Project Director, Project Control, Project Leader, Team Leader, Project Integrator, Pejabat Pembuat Komitmen, dan lain-lain.

Posisi dan fungsi manajer proyek berbeda dengan posisi Manajer Operasional (seperti misalnya Manajer IT, Manajer Keuangan, Manajer Produksi, atau Manajer Pemasaran) karena sasaran kerjanya sangat spesifik dan memiliki batasan waktu dan anggaran sehingga penugasan seorang Manajer Proyek berfokus pada efektivitas penggunaan waktu, anggaran dan sumber daya yang terbatas tersebut dalam rangka memenuhi sasaran yang ditetapkan dalam project charter, kontrak dan kerangka acuan. Sedangkan peran Manajer Operasional atau Manajer Fungsional adalah meningkatkan efisiensi dan produktivitas unit kerja yang dikelolanya dan menjaga kesinambungan operasional.

Berhubungan dengan organisasi, seorang Manajer Proyek bertanggung jawab atau memberikan laporan kepada Manajer Fungsional. Hal ini tergantung dengan perusahaan, ada juga yang bertanggung jawab kepada PM Leader, Head of Delivery, Program Manager ataupun Professional Service Manager. Manajer Proyek juga bekerja dan berkolaborasi dengan berbagai tugas dan tanggung jawab, seperti Business Analyst, Quality Assurance Manager ataupun Account Manager.

 

Peranan Project Manager

Pada dasarnya peranan inti PM dalam sebuah proyek adalah sebagai integrator, fasilitator, serta motivator dan pemersatu tim. Selain itu, PM harus memerhatikan beberapa area pengetahuan dalam manajemen proyek (knowledge area), yaitu:

  1. Manajemen Integrasi Proyek (Project Integration Management)
  2. Manajemen Ruang Lingkup Proyek (Project Scope Management)
  3. Manajemen Waktu Proyek (Project Time Management)
  4. Manajemen Biaya Proyek (Project Cost Management)
  5. Manajemen Mutu Proyek (Project Quality Management)
  6. Manajemen SDM Proyek (Project Human Resource Management)
  7. Manajemen Komunikasi Proyek (Project Communication Management)
  8. Manajemen Risiko Proyek (Project Risk Management)
  9. Manajemen Pembelian atau Pengadaan Proyek (Project Procurement Management)
  10. Manajemen Pemangku Kepentingan (Project Stakeholder Management)

 

Tanggung Jawab dan Kompetensi Manajer Proyek

Manajer Proyek menyelesaikan tugasnya dengan melibatkan anggota proyek dan juga stakeholders. Manajer proyek yang efektif membutuhkan keseimbangan dalam hal teknis, interpersonal dan kemampuan konseptual yang akan membantu Manajer Proyek untuk menganalisis situasi dan berinteraksi dengan baik. Berikut adalah beberapa interpersonal skills yang dibutuhkan oleh Manajer Proyek:

  • Leadership
  • Team Building
  • Motivation
  • Communication
  • Influencing
  • Decision Making
  • Political and Cultural Awareness
  • Negotiation
  • Trust Building
  • Conflict Management
  • Coaching

 

Karakteristik seorang PM yang baik harus dilihat dari tiga unsur, yakni:

  • Knowledge – memiliki pengetahuan tentang manajemen proyek.
  • Performance – mampu menerapkan pengetahuan manajemen.
  • Personal – Memiliki sifat, tingkah laku termasuk jiwa kepemimpinan, jiwa motivator, kemampuan berkomunikasi, kemampuan membangun tim, jujur, dan menyukai tantangan baru.

Dari ketiga unsur tersebut, cukup jelas bahwa tugas para pengelola dan pemimpin proyek cukup berat. Semakin rumit suatu proyek atau semakin ketat batas waktu pengerjaan, maka semakin besar pula tantangan para pengelola proyek untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Semakin terbatas anggaran, semakin banyak stakeholders atau semakin langka tenaga ahli yang diperlukan, semakin sempit pula ruang gerak para Manajer Proyek.

 

Apa itu Project Management Office (PMO)

PMO adalah suatu organisasi yang bertugas untuk membentuk, mengembangkan dan membakukan standar-standar, metodologi serta tools yang dapat digunakan untuk menjalankan setiap program dan proyek dengan baik dan benar serta sesuai dengan strategi bisnis dari setiap perusahaan. Tugas dari PMO adalah menyediakan dukungan manajemen proyek dan bertanggung jawab langsung terhadap manajemen mengenai proyek-proyek yang berjalan.

Ada berbagai tipe struktur PMO dalam sebuah organisasi/ perusahaan, tergantung dari tingkat kontrol dan keterlibatan mereka dalam menangani sebuah proyek di organisasi/ perusahaan, seperti:

  • Supportive: Supportive PMO menyediakan konsultasi dan dukungan proyek seperti template, best practice, akses informasi dan pembelajaran dari berbagai macam proyek yang sudah berjalan. Tipe PMO ini menyediakan semacam dokumentasi proyek.
  • Controlling: Controlling PMO menyediakan dukungan dan kebutuhan terhadap jalannya suatu proyek, seperti kerangka/ acuan manajemen proyek atau metodologi yang menggunakan spesifik template, tools atau prosedur.
  • Directive: Directive PMO menangani proyek yang berjalan secara langsung.

PMO memiliki kewenangan sebagai bagian dari stakeholders dalam mengambil keputusan yang berhubungan dengan jalannya suatu proyek, memberikan rekomendasi, mengakhiri suatu proyek atau mengambil langkah-langkah yang dibutuhkan yang sesuai dengan sasaran bisnis perusahan. PMO juga ikut terlibat dalam proses seleksi, manajemen dan implementasi sumber daya proyek.

Tugas utama dari PMO adalah menyediakan dukungan kepada Manajer Proyek dalam berbagai cara, tapi tidak terbatas pada:

  • Mengelola sumber daya di semua proyek yang dikelola oleh PMO.
  • Mengidentifikasi, mengembangkan metodologi manajemen proyek, best practices dan standar-standar.
  • Konsultansi, pendampingan, pelatihan, dan pengawasan.
    Monitoring dengan standar manajemen proyek, kebijakan, prosedur, dan template untuk kepentingan audit proyek.
  • Mengembangkan dan mengelola kebijakan proyek, prosedur, template, dan dokumentasi lainnya.
  • Mengkoordinasikan komunikasi di seluruh proyek.

 

Manajer proyek dan PMO memiliki tujuan yang berbeda karena didorong oleh kebutuhan yang berbeda. Perbedaan ini kemudian diselaraskan dengan kebutuhan strategis organisasi/ perusahaan. Perbedaan antara peran manajer proyek dan PMO adalah sebagai berikut:

  • Manajer proyek berfokus pada tujuan proyek tertentu, sedangkan PMO mengelola perubahan ruang lingkup yang dapat dilihat sebagai peluang potensial untuk mencapai tujuan bisnis.
  • Manajer proyek mengontrol sumber daya, sedangkan PMO mengoptimalkan penggunaan sumber daya di seluruh proyek.
  • Manajer proyek mengelola kendala (lingkup, jadwal, biaya, kualitas, dll) dari masing-masing proyek, sedangkan PMO mengelola metodologi, standar, risiko secara keseluruhan/ peluang, metrik, dan ketergantungan antara proyek-proyek di organisasi/ perusahaan.

 

Posisi PMO dalam Perusahaan

Seringkali perusahaan menempatkan PMO di unit organisasi IT karena IT mungkin salah satu organisasi yang memiliki proyek paling banyak bila dibandingkan dengan unit organisasi lainnya di perusahaan tersebut. Selain IT, unit organisasi Finance maupun Operation juga dapat menjadi tempat cikal bakal berdirinya PMO. Bilamana hal tersebut terjadi, maka PMO akan sangat terpengaruhi oleh unit organisasi tersebut sehingga independensinya menjadi pertanyaan besar. Kemudian, sosialisasi PMO menjadi tidak efektif karena PMO tidak memiliki exposure ke unit organisasi lainnya.

PMO sebaiknya berdiri sendiri sebagai suatu unit organisasi independen yang bertanggung jawab langsung ke Direktur Utama/ Dewan Direksi. Dengan demikian, PMO memiliki posisi yang cukup strategis di dalam perusahaan dan dapat menjadi ‘perpanjangan tangan’ dewan direksi dalam memastikan bahwa setiap program dan proyek yang berjalan atau yang akan dilaksanakan sesuai dengan visi, misi dan strategi perusahaan.

 

  • A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) Fifth Edition
  • Super Project Manager, Dana Persada Mulyoto, MBA, PMP & Sartika Kurniali, S.Kom., MMSI

Leave a Reply