Pengalaman Mengambil Sertifikasi PMI-ACP

Ini adalah sertifikasi saya yang ketiga di Agile Professional Development setelah SAFe dan Scrum. Perjalanan mengambil sertifikasi kali ini terasa lebih santai. Tidak ada beban harus lulus dan juga target kapan harus selesai. Tapi tetap ada milestone yang harus terpenuhi sebelum sampai di ujian.

Awalnya saya justru sudah mempersiapkan diri untuk mengambil PMI-RMP di tahun 2017. Tinggal cari jadwal untuk kelas offline dan ujian. Ya, lagi-lagi alasan klasik, sibuk karena project dan akhirnya terlupakan. Seiring berjalannya waktu, saya diminta untuk handle beberapa project yang berhubungan dengan Transformation di bank-bank besar. Salah satu client saya bilang, perusahaan saat ini mulai mengadopsi pendekatan Agile dan semua proses development sudah menggunakan Scrum. Nah, mulai saat itu, saya coba shifting Personal Development Plan yang sudah saya buat dari Risk Management ke Agile.

Di tahun 2018, saya mulai mendalami apa itu Agile. Beberapa seminar dan workshop yang mengangkat tema Agile selalu saya ikuti, Agile Conference, DevOpsDays, ScrumDay, ataupun yang berhubungan dengan value-driven. Perlahan-lahan saya mulai memahami bahwa pendekatan yang baik adalah dimulai dari Being Agile dan menjadi Doing Agile. Saya merasa, keputusan yang saya ambil sudah tepat. Sekaligus sebagai bagian dari knowledge improvement dan usaha untuk terus meningkatkan diri supaya tidak kalah dengan PM-PM yang lebih muda hahaha.

Sebelum masuk ke dalam persiapan ujian di awal 2020, saya lebih dulu mengambil ujian sertifikasi SAFe di November 2019 dan sertifikasi PSM di April 2020 untuk memperdalam pengetahuan saya di Lean, Kanban, dan Scrum framework. Saya juga mengikuti beberapa seminar yang berhubungan dengan Agile Mindset and Practices dari PMI Indonesia Chapter. Ditambah lingkungan pekerjaan yang mendukung saat ini. Ini sangat membantu saya dalam memahami Agile Mindset.

Saya memilih PMI-ACP karena materinya yang komprehensif dan punya dasar pemahaman Agile yang sangat baik. Kalau sertifikasi PMP menggunakan PMBOK Guide sebagai referensi ujian, PMI-ACP menggunakan 12 referensi sebagai bahan ujian.

  1. Agile Estimating and Planning. Author: Mike Cohn
  2. Agile Practice Guide. Author: Project Management Institute
  3. Agile Project Management: Creating Innovative Products. Author: Jim Highsmith
  4. Agile Retrospectives: Making Good Teams Great. Author: Esther Derby, Diana Larsen, Ken Schwaber
  5. Agile Software Development: The Cooperative Games. Author: Alistair Cockburn
  6. Coaching Agile Teams: A Companion for ScrumMasters, Agile Coaches, and Project Manager in Transition. Author: Lyssa Adkins
  7. Effective Project Management: Traditional, Agile, Extreme. Author: Robert K. Wysocki
  8. Exploring Scrum: The Fundamentals. Author: Dan Rawsthorne with Doug Shimp
  9. Kanban In Action. Author: Marcus Hammarberg, Joakim Sunden
  10. Kanban: Successful Evolutionary Change for your Technology Business. Author: David J. Anderson
  11. Lean-Agile Software Development. Author: Alan Shalloway, Guy Beaver, James R. Trott
  12. User Stories Applied: For Agile Software Development. Author: Mike Cohn

The Exam Topics Compared to the Resource Books. Source: PMI ACP Exam Preparation by Mike Griffiths

Tentu saja tidak semua buku tersebut harus saya baca karena sekarang sudah banyak buku-buku persiapan yang merangkum 12 referensi tersebut. Berdasarkan PMI ACP Examination Content Outline, ujian PMI-ACP terdiri dari 120 soal (100 scored dan 20 unscored) selama 3 jam/ 180 menit, dan 120 soal tersebut terdistribusi ke dalam 7 domain.

  1. Agile Mindset and Principles (16%): Agile frameworks and terminology, Agile methods and approaches, Agile Values and Principles, Leadership.
  2. Value-driven Delivery (20%): Agile contracting, Agile project accounting principles, Incremental delivery, Managing with Agile KPIs, Prioritization, Regulatory compliance.
  3. Stakeholder Engagement (17%): Agile project chartering, Assessing and incorporating community and stakeholder values, Communication management, Facilitation methods, Knowledge sharing/ written communication, Participatory decision models, Stakeholder management.
  4. Team Performance (16%): Building agile teams, Developmental mastery models (Tuckman, Dreyfus, Shu-Ha-Ri), Global-cultural and team diversity, Physical and virtual co-location, Team motivation, Training, coaching, and mentoring.
  5. Adaptive Planning (12%): Agile discovery, Agile sizing and estimation, Value-based analysis and decomposition.
  6. Problem Detection and Resolution (10%): Problem solving.
  7. Continuous Improvement (Product, Process, People) (9%): Agile hybrids models, Continuous improvement, PMI’s Code of Ethics and Professional Conduct, Principles of system thinking (complex, adaptive, chaos), Process analysis, Self-assessment tools and techniques.

 

Persyaratan

Untuk bisa mengikuti ujian PMI-ACP, ada dua syarat yang harus dipenuhi.

  1. Experience: minimal harus memiliki 12 bulan pengalaman di Project Management secara umum selama 5 tahun terakhir, dan 8 bulan pengalaman di Agile Project Management selama 3 tahun terakhir. Bagi pemegang sertifikasi PMP dan PgMP, pengalaman 12 bulan di Project Management tidak diperlukan.
  2. Education: wajib memiliki 21 jam pendidikan di Agile Practices. Untuk mendapatkan syarat ini, bisa mengikuti PMI-ACP Course yang diadakan oleh lembaga-lembaga pelatihan sertifikasi, baik secara classroom maupun online course. Bisa juga memasukkan sertifikasi Scrum Master, Product Owner, Agile Development, atau apapun yang berhubungan dengan Agile Practices/ Methodology/ Framework.

Kalau persyaratan sudah terpenuhi, selanjutnya tinggal submit aplikasi di website PMI.

  1. Application Submission. Masukkan data-data yang dibutuhkan seperti Application Eduaction, Professional Education (Agile Training), dan Experience. PMI menghitung lamanya project experience secara sequential, artinya jika ada Agile Project yang beririsan, maka durasi project di irisan tersebut tidak dihitung.
  2. Application Completeness Review. Saya harus menunggu 7 hari kalendar sampai mendapatkan email konfirmasi kalau review telah selesai tanpa melalui proses Audit. Di PMI Dashboard status aplikasi akan berubah dan terdapat informasi PMI Eligibility ID yang berlaku selama 1 tahun. Itu artinya kita punya waktu sampai 1 tahun kedepan untuk ambil ujian.
  3. Submit Payment. Membayar biaya ujian sebesar $435 untuk PMI member dan $495 untuk non-PMI member. Jika gagal, PMI memberikan kesempatan retake dengan membayar sebesar $335. Kesempatan retake hanya 2 kali. Jika kita gagal sebanyak 3 kali dalam 1 tahun eligibility period, maka kita harus menunggu 1 tahun untuk mencoba kembali ujian berikutnya.
  4. Schedule Exam. Setelah proses pembayaran berhasil, kita diminta untuk menentukan jadwal ujian. Per Juli 2019, PMI mengganti testing partner dari Prometric ke Pearson Vue.

Berhubung situasinya lagi pandemi, PMI menyarankan online proctored testing (OPT). Artinya kita bisa ujian nih dari rumah dan nantinya akan ada semacam pengawas, disebutnya Proctor, yang akan mengevaluasi kelayakan tempat kita ujian dan mendampingi kita selama ujian.

Tadinya saya mau ambil ujian online ini. Mencoba pengalaman baru. Tapi setelah melihat sharing pengalaman yang sudah ujian online di forum, kebanyakan dari mereka mendapatkan pengalaman yang tidak mengenakan selama ujian berlangsung, seperti koneksi yang tidak stabil, aplikasi ujian yang tiba-tiba berhenti, sampai pengawas ujian yang dinilai terlalu ketat. Bahkan ada yang dibatalkan dan dipindah ke hari lain karena kendala teknis tadi. Ok, gak jadi ujian online!

Memilih tempat ujian offline pun tidak mudah, karena testing partner Pearson Vue di Jakarta, Depok, Bogor, dan Bandung hampir semuanya tutup. Kalaupun ada, kebanyakan jadwalnya baru ada di bulan Februari atau Maret 2021. Saya menghabiskan waktu selama 1 jam hanya untuk mengecek satu per satu semua testing partner Pearson Vue, hingga akhirnya menemukan jadwal yang saya inginkan, yaitu di minggu pertama Desember.

Jangan lupa telepon testing partner tersebut untuk memastikan kalau jadwal aktif (tanggalnya bisa diklik/ dipilih) benar-benar valid, karena ada beberapa lokasi yang sempat saya hubungi jadwal aktifnya tidak valid. Jangan sampai ketika kita sudah memilih lokasi dan tanggal yang diinginkan, terpaksa di reschedule ke lokasi dan tanggal yang berbeda.

 

Material

  • Untuk material, saya membeli buku PMI-ACP Exam Preparation Second Edition, karya Mike Griffith dari penerbit Rita Mulcahy di Amazon seharga $65. Bisa dibilang ini adalah buku wajibnya PMI-ACP, walaupun bukan satu-satunya buku persiapan PMI-ACP. Isinya adalah rangkuman dari 12 buku yang dijadikan referensi untuk ujian. Sama seperti PMP Exam Preparation, di akhir setiap domain terdapat latihan soal. Beli bukunya di September 2019, tapi baru dibaca di Maret 2020 hahaha. Sebagai alternatif, bisa juga memakai bukunya Head First Agile dari O’Reilly. Isinya lebih banyak bercerita dengan gambar-gambar yang menarik.

  • Untuk training, saya mengambil kursusnya Joseph Phillips di Udemy. Saya enroll secara gratis karena fasilitas kantor yang menyediakan Udemy for Business. Selain diakui secara resmi (Registered Education Provider) oleh PMI sebagai persyaratan 21 Hours Agile Training, juga bisa klaim 21 PDU untuk sertifikasi PMP.

  • Untuk latihan soal, saya mengambil PMI-ACP Exam Simulator dari Project Management Prepcast. Saya beli seharga $99 untuk pemakaian online selama 3 bulan. Terdapat 4 X 120 soal yang bisa diakses kapanpun dan dimanapun. Jumlah soal dari masing-masing domain pun sudah disesuaikan dengan persentase berdasarkan PMI-ACP Examination Content Outline.

 

Strategi Belajar

  • Maret 2020. Saya coba selesaikan buku PMI-ACP Exam Preparation selama 2 bulan. Sekadar cuma pengin tahu, isinya apa sih. Bacanya juga santai, setiap malam selama 30 menit – 1 jam sebelum tidur.
  • Mei 2020. Lanjut di bulan ketiga. Saya buka kembali kursus PMI-ACP Exam dari Udemy. Nonton videonya juga santai, cukup 30 menit sehari. Tidak terasa, saya bisa selesaikan seluruh materi kursus selama 1 bulan.
  • Juni 2020: Kali ini saya coba fokus per domain setiap 2 hari. Hasilnya, selama 2 minggu saya bisa selesaikan semua domain. Saya ulangi kembali di 2 minggu berikutnya. Cuma kali ini saya tambahkan dengan membuat study notes, yaitu berupa catatan-catatan yang menurut saya penting. Jadi kalau pergi-pergi, saya cukup bawa buku kecil hasil rangkuman buku Exam Preparation.
  • Juli 2020: Barulah di bulan kelima dan keenam, saya mulai masuk ke Exam Simulator. Saya ambil Mock Exam setiap Weekend dan langsung review hasilnya. Jika ada domain yang masih below target, saya akan fokus ke domain tersebut. Selama 2 bulan ini saya hanya menyelesaikan 2 Mock Exam. Hasilnya diatas 75%. Yaa, cukup oke lah. Tersisa 2 Mock Exam yang belum saya ambil.
  • September 2020: Project lagi banyak. Dan Exam Simulator ternyata sudah expired. Saya harus membayar $29 untuk tambahan waktu 60 hari sampai bulan November.
  • Oktober 2020: Projectnya makin banyak hahaha.
  • November 2020: Buka lagi buku PMI-ACP Exam Preparation. Saya baca kembali dengan santai setiap malam selama 30 menit – 1 jam sebelum tidur. Di weekend, saya buka kembali soal-soal Mock Exam dan review kembali hasilnya. Ternyata walaupun Exam Simulator sudah expired, saya masih diberikan kesempatan selama 1 bulan untuk melihat kembali soal-soal yang sudah pernah saya ambil. Ketika semua proses sudah saya jalani dan saya merasa percaya diri untuk melanjutkan ke ujian, barulah saya memutuskan untuk menentukan jadwal ujian. “Oke, minggu depan ujian!”

Dari panjangnya persiapan tersebut, kalo dihitung-hitung sebenarnya persiapan secara serius hanya 3 bulan.

 

Sebelum Ujian

Sehari sebelum ujian, saya pesan kamar hotel di Kuningan. Saya cari yang dekat dengan lokasi ujian dan bisa saya tempuh dengan jalan kaki santai lebih kurang 10 menit. Karena gak ambil cuti, saya fokus kerja seharian. Sebelum tidur, saya hanya sempatkan membaca Agile Mindset, Value & Principles. Tidur lebih cepat biar besok pagi gak ngantuk.

 

Ujian

  • Berbeda dengan ujian PMP waktu masih dengan Prometric dimana saya hanya mendapatkan dua pilihan ujian, yaitu pagi di pukul 08:30 dan siang di pukul 13:00. Di Pearson Vue saya mendapatkan pilihan ujian setiap setengah jam, dimulai dari pilhan pertama di pukul 09.30 sampai dengan pilihan terakhir di Pukul 14:00. Saya memilih untuk mengambil ujian paling pagi di 09:30.
  • It’s exam day! Setelah sampai di lokasi, pengawas akan mengecek kembali nama kita apakah memang sudah terdaftar atau tidak. Barang bawaan seperti tas, jam tangan, handphone dititipkan ke dalam loker. Sebelum ujian, pengawas akan melakukan proses administrasi, yaitu pengambilan foto dan tanda tangan. Setelah proses administrasi selesai, barulah kita diantar ke ruangan ujian.
  • Untuk strategi ujian, saya membagi 4 jumlah soal untuk mengatur pace dan endurance. Jadi, 30 soal pertama harus saya selesaikan maksimal dalam waktu 45 menit. Soal ke 60 harus sudah selesai maksimal dalam waktu 90 menit. Soal ke 90 harus sudah selesai maksimal dalam waktu 135 menit. Dan Soal ke 120 harus sudah selesai maksimal dalam waktu 180 menit. Hasilnya, tersisa 10 menit yang saya gunakan untuk review soal-soal yang saya anggap sulit, dan submit. “The most beautiful moment of this journey is the single click of the Submit button”. 
  • Hampir semua pertanyaan adalah scenario-based atau situational-based. Cuma ada beberapa pertanyaan yang straight-forward, biasanya berhubungan dengan istilah dan proses. Exam Simulator sangat membantu dalam memahami bentuk-bentuk soal. Saya merasa, Real Exam lebih mudah dibandingkan dengan Exam Simulator. Pengalaman ini persis sama dengan ujian PMP dimana PMP FasTrack terasa lebih sulit dibandingkan dengan Real Exam.
  • Setelah selesai, keluar ruangan dan lapor ke pengawas kalo sudah selesai ujian. Pengawas ujian akan meminta kita untuk mengambil kembali barang-barang yang ada di loker. Sebelum pulang, pengawas akan memberikan hasil ujian. Jadi, kita bisa langsung tahu hasil dari masing-masing domain. Exam Analysis juga bisa kita akses kembali di halaman myPMI sebagai bahan review.

***

Sama ketika dulu dijemput pacar setelah ujian PMP, ujian kali ini dijemput istri. Ihiiiiiy! Yaa, perayaan kecil seperti makan-makan dengan orang tercinta ataupun teman sangat penting sebagai bentuk apresiasi terhadap diri sendiri atas achievement yang sudah kita capai.

Melihat real exam, rasanya kok cukup ya dengan persiapan ujian selama 2 bulan. Materi 1 bulan, dan Exam Simulator 1 bulan. Kalau ada teman-teman yang ingin mengambil PMI-ACP, saya akan sarankan 2 bulan persiapan adalah waktu yang pas. Belajarnya santai dan ambil exam simulator setiap weekend.

Ujian ini juga menjawab tantangan diri sendiri, bagaimana rasanya persiapan ujian ketika sudah berkeluarga, punya bayi, dan project yang gak ada habisnya hahaha. Sedikit lebih lama aja sih, tapi bisa!

Leave a Reply

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.