Kalau kita bicara tentang ujian PMP, banyak orang yang langsung fokus ke materi apa saja yang keluar pada saat ujian. Hal inilah yang membuat peserta mulai untuk menghafal proses, dokumen atau artifact, dan terminologi. Tapi menurut saya, justru di situlah banyak peserta ujian mulai tersesat. Semenjak ECO 2021, ujian PMP bukan lagi ujian hafalan. Ujian ini jauh lebih banyak menguji cara berpikir kita sebagai seorang project manager, sekaligus project leader. Di tulisan kali ini, saya kembali untuk sharing mengenai cara cepat shifting the mindset ujian PMP.

Menurut saya, banyak peserta yang sebenarnya sudah belajar cukup lama. Mereka sudah baca buku-buku referensi, sudah ikut training di kelas, sampai ikut mentoring, bahkan sudah mengerjakan banyak soal-soal simulator atau mock exam. Tetapi ketika menghadapi soal scenario-based, mereka masih bingung memilih jawaban. Ketika Anda sudah berada di titik mampu mengeliminasi dua pilihan jawaban yang salah, Anda sudah berada di jalur yang benar. Nah, biasanya kebingungan muncul ketika dua pilihan jawaban tersisa terlihat sama sama benar. Iya kan? Iya, silakan anggukan kepala. Di titik itulah mindset sangat menentukan.

Karena itulah menurut saya setiap kandidat PMP perlu memiliki cara berpikir yang sistematis ketika membaca soal, dan tentunya bisa diaplikasikan di semua soal. Bukan sekadar membaca lalu langsung memilih jawaban yang terlihat paling sesuai dengan pengalaman pribadi. Justru pendekatan yang lebih tepat adalah berhenti sejenak, memahami konteksnya, lalu mengikuti pola berpikir tertentu. Saya mencoba untuk membuat satu framework yang mungkin bisa Anda gunakan di hampir semua soal-soal PMP. Saya membuat framework ini dengan dua kriteria sederhana, yaitu mudah digunakan di semua soal, dan cara yang mudah diingat. Saya menamainya dengan framework 4-STEP.

 

Apa itu 4-STEP

Sesuai namanya, 4-STEP artinya 4 langkah bagaimana cara kita membaca soal ujian PMP. Menurut saya framework ini sangat membantu karena mengikuti cara berpikir yang sebenarnya cukup natural bagi seorang project manager.

 

1. Study the Problem

Langkah pertama adalah Study the Problem. Menurut saya banyak peserta ujian yang terlalu cepat mencari solusi sebelum benar benar memahami masalahnya. Padahal di dunia project, hal pertama yang harus dilakukan adalah memahami situasi terlebih dahulu. Awali dengan pertanyaan, “Apa sebenarnya yang sedang terjadi?”, “Apakah ini sebuah risk, issue, change request, atau hanya miskomunikasi dalam tim.” Menurut saya seorang project manager yang baik selalu mencoba menganalisis situasi sebelum bereaksi. Karena itu ketika membaca soal PMP, kita perlu melatih diri untuk melihat kata kata seperti analyze, evaluate, identify, atau assess. Biasanya soal sedang mengarahkan kita untuk memahami akar masalah terlebih dahulu.

Sayangnya di dunia nyata, kita dituntut sebagai Project Manager yang tactical. Project Manager yang jago selalu dikaitkan dengan seberapa cepat dalam pengambilan keputusan. Identifikasi masalah ini yang seringkali kita abaikan. Begitu ada masalah, pikiran kita langsung lompat ke solusi. Evaluasi dan identifikasi masalah hanya berada di level pengalaman dan unconscious competence.

Saya contohkan seperti kita belajar menyetir mobil. Awalnya kita berada di conscious incompetence, ada perasaan takut, tegang, badan serasa masih kaku mengoperasikan kendaraan. Setelah belajar, kita masuk ke dalam conscious competence, bahwa kita telah sadar dan hapal kalau kita bisa melakukan setiap proses dengan benar. Semakin hari kita membiasakan diri, akhirnya kita masuk ke dalam unconscious competence, dimana kita tidak perlu lagi mengingat step-by-step apa yang harus dilakukan, semuanya reflek terjadi tanpa harus berpikir secara sadar. Nah, kembali ke project, coba Anda bayangkan dan munculkan kembali unconscious competence tadi. Yes, awali dengan analyze, evaluate, identify. Kalau Anda sudah memunculkan ini, selamat Anda berhasil di langkah pertama

 

2. Talk to the Team

Langkah kedua adalah Talk to the Team. Menurut saya ini sangat mencerminkan prinsip servant leadership yang sering ditekankan oleh PMI. Seorang project manager tidak bekerja sendirian, dan orang kepercayaan Project Manager adalah tim itu sendiri. Menurut saya project manager yang baik tidak langsung mengambil keputusan sepihak. Ia justru melibatkan tim dan stakeholder untuk mendapatkan perspektif yang lebih lengkap. Karena itu dalam banyak soal PMP, jawaban yang mengarah pada diskusi dengan tim, memfasilitasi meeting dan kolaborasi, atau melibatkan stakeholder sering kali menjadi pilihan yang lebih baik dibandingkan langsung mengambil keputusan sendiri. Ini bukan sekadar teknik menjawab soal, tetapi refleksi dari bagaimana seorang project manager seharusnya bekerja. Project Manager sekaligus sebagai Project Leader.

Pemahaman mindset Project Manager sekaligus sebagai Project Leader memang bukan hal yang mudah. Kita terbiasa sebagai seorang Manager. Seseorang yang kerjanya dianggap hanya “nyuruh-nyuruh”, menanyakan progress, mengkompilasi laporan harian dari project team dan mempresentasikannya ke Stakeholders. Kalau di RACI matrix, kita sebagai Project Manager berada di level Accountable (tanggung gugat) dan Project Team berada di level Responsible (tanggung jawab). Model RACI matrix inilah yang menjadi pegangan kita dalam struktur role & responsibility sehingga Project Manager dianggap sebagai seorang Manager.

Sekarang bayangkan ketika Project Manager berada di level Accountable dan Project Team juga berada di level Accountable. “Loh, emang ada model role & responsibility seperti ini?”. Pertanyaan ini yang sering saya dengar di kelas. “Orang yang bertanggung jawab (Responsible), pasti ada yang bertanggung gugat atau manager-nya (Accountable)”. Aturannya memang seperti itu kan? Sekarang bayangkan kembali jika Project Manager dan Project Team berada di level yang sama, apa yang harus dilakukan oleh seorang Project Manager?

 

3. Examine the Documents

Langkah ketiga adalah Examine the Documents. Menurut saya ini sering diabaikan oleh peserta ujian. Banyak orang langsung ingin memperbaiki masalah tanpa melihat dokumentasi project terlebih dahulu. Padahal dalam praktik project management, dokumen seperti project charter, project management plan, stakeholder register, risk register, atau lessons learned adalah referensi penting yang selalu kita review.

Bayangkan ketika kita sudah membuat Risk Register, kita pasti tahu betul atau minimal ingat kira-kira response apa yang harus dilakukan terhadap risiko-risiko yang sudah kita identifikasi. Iya dong, kan kita Project Managernya. Nah, ketika risk trigger muncul, apa yang kita lakukan? Pasti langsung bereaksi, pasti. “Kenapa saya harus melihat risk register lagi, kalau saya ingat betul apa yang harus saya lakukan?” Dan jawaban reaksi ini anehnya selalu muncul di pilihan jawaban.

Di ujian, PMI ingin melihat apakah kita berpikir secara sistematis dan mengikuti governance yang ada. Karena itu ketika ada pilihan jawaban yang menyarankan untuk meninjau rencana project, memeriksa artifact atau register tertentu, pilihan itu sering kali lebih tepat dibandingkan tindakan yang terlalu cepat.

 

4. Process Before Action

Langkah keempat adalah Process Before Action. Menurut saya ini adalah salah satu mindset paling penting dalam ujian PMP. Banyak jawaban yang terlihat langsung mengambil keputusan, seperti langsung mengganti anggota tim, langsung mengubah scope, atau langsung melakukan eskalasi. PMI jarang menganggap tindakan seperti itu sebagai langkah pertama. Seorang project manager sebaiknya mengikuti proses terlebih dahulu. Misalnya mengikuti change control process jika ada perubahan baseline, memperbarui risk register jika ditengah-tengah menemukan risiko baru, atau menjalankan prosedur yang sudah disepakati dalam project management plan. Lihat kembali di jawaban, ketika dua jawaban terlihat sama-sama masuk akal, biasanya yang benar adalah yang mengikuti proses.

Di langkah keempat ini, mulailah dengan menganalisis situasi dan posisi project yang ada di soal. Apakah kita sedang berada di awal-awal project, atau kita berada di executing. Menurut saya ini sangat penting karena banyak peserta ujian lupa bahwa setiap tahapan project memiliki tindakan yang berbeda. Misalnya jika project masih berada di awal, tentu tidak mungkin kita langsung berbicara tentang perubahan scope atau melakukan perubahan pada schedule. Sebaliknya jika project sudah berada di tahap executing, biasanya keputusan yang diambil berkaitan dengan pengelolaan tim, komunikasi stakeholder, atau implementasi risk response. Jadi memahami konteks posisi project sering kali membantu kita mengeliminasi beberapa jawaban yang sebenarnya tidak relevan.

 

Mari Kita Coba

Soal pertama:

Due to market changes, a company decided to speed up its product release schedule, moving from yearly cycles to quarterly cycles. The project manager views this as an excellent opportunity to use an agile life cycle, but upper management is not sold on the idea.

What should the project manager do to increase the chances of success by using this approach?

A. Seek the project sponsor’s approval for additional budget and resources.

B. Review the product backlog to identify some quick wins to present to stakeholders.

C. Invite upper management to attend a digital transformation workshop.

D. Have the project team work virtually and use the cost savings to speed up delivery.

1. Step 1 – Study: Perhatikan soal secara keseluruhan karena pertanyaannya tidak straight-forward typical pertanyaan PMP yang kebanyakan bertanya “What should the project manager do next?”. Di soal ini kita diminta untuk ““increase the chances of success by using this approach”. Soal ingin meminta kita bagaimana membuktikan kalau pendekatan Agile itu berhasil. Jadi problem statementnya adalah lack of evidence/ confidence terhadap Agile.
2. Step 2 – Talk: Ada dua pola pendektan yang sering muncul di ujian PMP mengenai Stakeholder Engagement, yaitu edukasi seperti training atau workshop (pilihan C), dan demonstrasi seperti quick wins (pilihan B). Dalam konteks soal-soal seperti ini, Agile Practices lebih menyukai sesuatu yang sifatnya “menunjukkan”, karena resistance seringkali tidak hilang hanya dengan training.
3. Step 3 – Examine: Ada petunjuk penting di soal dimana perusahan ingin “speed up delivery”. Agile dikenal dengan “incremental delivery & early value”. Artinya solusi terbaik adalah dengan “menunjukkan” value secepat mungkin. Dan itu hanya bisa dilakukan dengan “quick wins”, “early delivery”, “backlog prioritization”.
4. Step 4 – Process: Proses sering diasosiasikan dengan governance dan alignment. Dalam konteks Agile, proses berarti cara kita men “deliver value early and iteratively”. Jadi bukan hanya sekadar prosedur formal, tetapi validasi melalui delivery, dan build trust melalui hasil.

 

Soal kedua:

A project manager is planning for a project team that will soon start work on a critical subsystem. There are two technical alternatives identified for the subsystem, but it is not clear if either alternative will perform satisfactorily. The project will be compromised if the performance of the critical subsystem falls short.

What should the project manager do first?

A. Direct the team to assess and evaluate the alternatives for the subsystem.

B. Add subsystem performance to the issue log and assign an owner for that issue.

C. Schedule work for the most promising alternative and add management reserve for the other alternative.

D. Advise stakeholders of the major risk to the project posed by the subsystem’s performance.

1. Step 1 – Study: Tipikal soal PMP banget. Ya nggak? Kita lihat di soal kalau ada 2 pilihan teknis dan belum jelas apakah salah satunya akan berhasil. Team akan bekerja di critical subsystem, dan kalau gagal, “project will be compromised”. Ini bukan issue, ini bukan decision point. Jelas ini adalah uncertainty, dimana belum ada cukup informasi untuk mengambil keputusan.
2. Step 2 – Talk: Dalam konteks ini, pertanyaannya adalah siapa yang paling relevant? Sudah pasti, technical team. Ini adalah murni masalah teknis, dan butuh evaluasi mendalam. Selalu ingat kalau Project Manager tidak boleh mengambil keputusan sendiri tanpa masukkan dari tim. Saya selalu mengatakan ini di kelas, “tim adalah orang yang paling dipercaya oleh Project Manager”.
3. Step 3 – Examine: Di soal kelihatan kalau ini berada di tahap Planning. Artinya pekerjaan belum dimulai, dan ini waktunya analisis sebelum eksekusi. Jadi disini, tidak ada yang namanya assign issue, memilih solusi, ataupun eskalasi.
4. Step 4 – Process: Sekarang kita evaluasi dengan pertanyaan “apa langkah pertama yang paling benar secara proses?”. Jawabannya adalah diskusi dengan team untuk melakukan evaluasi terhadap pilihan-pilihan yang ada.

 

Pola Berpikir

Untuk bisa memulai pola berpikir, kita bisa mulai dengan memahami masalah, kemudian melibatkan tim project, lalu meninjau dokumentasi project, dan akhirnya mengambil tindakan yang sesuai dengan proses yang ada. Pola ini bukan hanya membantu saat ujian, tetapi juga sangat relevan dalam praktik project management sehari hari.

Menurut saya framework ini tidak rumit, mudah diingat, dan sangat selaras dengan cara berpikir yang diharapkan oleh PMI. Ketika membaca soal ujian PMP, kita hanya perlu mengingat empat kata sederhana, yaitu Study. Talk. Examine. Process.

Dengan membiasakan diri berpikir dengan pola seperti ini, memilih jawaban akan terasa jauh lebih mudah. Kita tidak lagi berhenti di jago mengeliminasi dua jawaban yang salah, kemudian menebak-nebak jawaban tersisa, tetapi kita sudah memiliki keyakinan kalau jawaban yang kita pilih adalah jawaban yang PMP banget. Kita mencoba untuk mengikuti cara berpikir seorang project manager yang ideal menurut PMI. Yaah, dunia nyata memang tidak seindah dunianya PMP. Disitu kita menemukan gap, dan disitulah kunci sebenarnya untuk lulus ujian PMP.