Joint Application Development (JAD)

Joint Application Development (JAD) dimulai oleh Chuck Morris & Tony Crawford di IBM pada 1977. Crawford mendefinisikan JAD sebagai konsep perancangan sistem interaktif yang melibatkan kelompok-kelompok diskusi yang dipertemukan dalam suatu workshop yang produktif dan kreatif untuk memperoleh persyaratan (requirements) dan spesifikasi (functional & technical specs) yang berkualitas. JAD telah menjadi metoda pendekatan yang diterima dibanyak perusahaan. Sekarang JAD menjadi acuan untuk memfasilitasi proses yang dirancang untuk mengidentifikasi strategi, mendefinisikan proses, dan memecahkan masalah.

JAD dibuat untuk menjembatani gap komunikasi antara users dengan designers dengan teknik didasarkan pada sesi brainstorming yang intensif untuk mengurangi waktu dan usaha dalam pendokumenan dan dalam menetapkan spesifikasi persyaratan dan rancangan. Metode JAD merupakan suatu kerjasama yang terstruktur antara pemakai sistem informasi, manajer dan ahli sistem informasi untuk menentukan dan menjabarkan permintaan pemakai, teknik yang dibutuhkan dan unsur rancangan eksternal.

JAD adalah proses manajemen yang membantu perancang sistem dapat bekerja secara efektif dengan pemakai untuk mengembangkan solusi TI yang dapat benar-benar berfungsi. Teknik JAD cocok digunakan untuk proyek yang membutuhkan teknik analisis dan perancangan sistem dengan menekankan pengembangan partisipasi antara system owners, users, designer, dan builders.

Ada beberapa alasan pentingnya keterlibatan user dalam perancangan dan pengembangan sistem informasi menurut Laela Dmodaran (1983) yaitu :

  1. Kebutuahan user. User adalah orang dalam perusahaan. System Analys atau ahli sistem adalah orang diluar perusahaan. Sistem informasi dikembangkan bukan untuk pembuat sistem tapi untuk user agar sistem bisa diterapkan, sistem tersebut harus bisa menyerap kebutuhan user dan yang mengetahui kebutuhan user adalah user sendiri, sehingga keterlibatannya dalam pengembangan sistem informasi akan meningkatkan tingkat keberhasilan pengembangan sistem informasi.
  2. Pengetahuan akan kondisi lokal. Pemahaman terhadap lingkungan dimana sistem informasi akan dioterapkan perlu dimiliki oleh perancang sistem informasi, dan untuk memperoleh pengetahuan tersebut perancang sistem meminta bantuan user yang menguasai kondisi lingkungan tempatnya bekerja.
  3. Keengganan untuk berubah. Seringkali user merasa bahwa sistem informasi yang disusun tidak dapat dipergunakn dan tidak sesuai dengan kebutuhan. Untuk mengurangi keengganan untuk berubah tersebut dapat dikurangi bila user terlibat dalam proses perancangan dan pengembangan sistem informasi.

 

Mengapa Menggunakan Joint Application Development

  • Bertambah besarnya jumlah Tim.
  • Fokus pada kualitas dan produktivitas.
  • Pemakai semakin pintar.
  • Bergeser dari teknologi ke bisnis.
  • Fokus pada Business Process Reengineering.
  • Bertambahnya besarnya biaya.
  • Permintaan pengembangan yang cepat.
  • Bergerak dari Waterfall life cycle.

 

Tahap-Tahap pada Joint Application Development

  • Project Definition. Menentukan tujuan & lingkup projek, kendala-kendala projek, dan project team
  • Research. Penelitian didasarkan pada user requirements
  • Preparation. Mempersiapkan sesi JAD seperti agenda, perangkat bantu dan mengembangkan bahan-bahan pertemuan
  • Session. Menfasilitasi pertemuan dalam memecahkan ‘communication gap’ antara users dengan perancang dengan teknik kolaborasi dan brainstorming;
  • Final Document. Memprediksi dan mendapatkan persetujuan untuk dokumen akhir yang fokus pada kebutuhan bisnis.

 

1. Project Definition

JAD_ProjectDefinition

JAD Phase 1: Project Definition

 

2. Research

JAD_Research

JAD Phase 2: Research

Dalam fase kedua 2 ini. Management menemui orang-orang bisnis dan melakukan aktivitas seperti mengamati (Observe), melihat kembali (Review) dan diskusi. Setelah itu kemudian menemui perancang system dan melakukan aktivitas seperti nasihat teknis (Technical Advice) dan diskusi). Di sini juga disiapkan model-model yang akan digunakan pada ruang kerja JAD selama pertemuan, seperti Data Flow dan Business Process.

 

3. Preparation

JAD_Preparation

JAD Phase 3: Preparation

Dalam fase ini terdapat Pre-Session Meeting yang berisi Orientation Overview oleh para leader, Material Preparation dan Solution Guide. Kemudian semua peralatan yang dibutuhkan pada saat JAD Session nanti mulai disiapkan seperti: Flip Charts, Magnetics, Overhead Projectors, Electronic White Boards, Computer Projection Units, Tape/ Video Recorder

 

4. JAD Session

JAD_SessionPhase

JAD Phase 4: The Session

JAD merupakan sebuah teknik yang berfokus pada keterlibatan dan komitmen pengguna dalam menentukan kebutuhan dan merancang (desain) aplikasi. JAD biasanya dilakukan dalam bentuk tim yang merupakan gabungan dari seluruh stakeholder proyek, yang bekerja dalam bentuk workshop-workshop atau forum diskusi. Secara garis besar yang perlu terlibat dalam JAD Sessions adalah sebagai berikut:

  1. User Sponsor. Sponsor ini berarti Project Owner, memiliki kedudukan yang cukup tinggi dalam organisasi dan sebagai pengambil keputusan tertinggi dalam pengelolaan sistem informasi. Satu hal yang penting dilakukan oleh seorang Project Owner adalah komitmen yang kuat akan implementasi system informasi yang dilakukan. Salah satu peran dari Project Owner adalah memotivasi semua yang terlibat dalam project untuk berpartisipasi sekaligus pembuat keputusan apakah project akan berjalan atau tidak. Singkatnya, tanpa adanya Sponsor, maka tidak ada project.
  1. End Users, Business Users, Managers. Business User ini terdiri dari 2 jenis, yaitu real end user dan representative end user. Real end user adalah person yang melakukan pekerjaan real di lapangan. Dalam kasus, ini adalah operator-operator. Sedangkan representative end user adalah person yang mengetahui seharusnya bisnis proses itu dilakukan, memahami spirit dan goal dari sistem yang dikelolanya. Biasanya ini adalah kepala bagian, manajer, atau operator senior.
  1. Facilitator. Seorang fasilitator berfungsi sebagai moderator dan mengarahkan setiap aktivitas JAD yang melibatkan banyak pihak untuk menjadi efektif. Seorang fasilitator harus memiliki kecakapan yang baik dalam berkomunikasi, memberikan stimulus-stimulus dan trik-trik agar diskusi bisa berjalan dengan baik. Peran fasilitator disini adalah menjamin bahwa agenda dapat tercapai.
  1. System Analyst. Seseorang atau tim yang akan in-charge dari sisi teknologi dan proses engineeringnya. System Analys bisa dikatakan sebagai “silent observers”, yaitu mendengar gambaran user tentang proses bisnis dan persyaratan data, dan memberikan komentar pada kelayakan teknis dan ekonomis
  1. Scribe. Peserta JAD yang bertugas untuk mencatat isi dari sesi JAD. Tugas ini harus dilakukan secara sangat teliti karena hasil catatan inilah yang merupakan bahan mentah untuk kebutuhan system yang akan dirumuskan.

Pengembangan aplikasi mengajak secara bersama-sama seluruh stakeholders (clients and developers). Suatu sesi JAD membutuhkan waktu 1-5 hari / satu minggu. Jumlah peserta maksimum tidak melebihi 25 orang.

JAD_Session

Perlengkapan yang dibutuhkan saat JAD Session

JAD_Session_Room

Aktivitas pada saat JAD Session

 

5. Final Document

JAD_FinalDocument

JAD Phase 5: The Final Document

Output dari fase terakhir ini adalah dokumen-dokumen seperti:

  • List of objectives
  • System Scope
  • Functional Requirements
  • Benefits
  • Priority of requirements
  • Systems Specifications
  • Process/data/object models
  • GUI Interfaces
  • Screen/report designs; menus,
  • Open Issues list and assignments
  • Project action plans and dates for completion

 

Kelebihan JAD

  • Jika pengembang dan user bekerjasama dalam satu tim akan sangat mendukung penerapan prototyping.
  • Melibatkan kerjasama tim proyek.
  • Memberikan dukungan yang besar dan penerimaan sistem yang baru dapat menghasilkan sistem dengan kualitas yang lebih tinggi.
  • Dapat mengurangi scope creep hingga 50%.
  • Keterlibatan banyak user akan memudahkan proses implementasi sistem baru dengan biaya training yang lebih rendah.

 

Kekurangan JAD

  • Dana yang diperlukan untuk membangun suatu sistem lebih mahal.
  • Dalam analisa sistem akan memakan waktu yang lebih lama, karena sangat sulit untuk mendapatkan waktu dan ketersediaan user dalam JAD Session.
  • Pendekatan JAD memiliki banyak masalah yang disebabkan oleh proses kelompok membuat seseorang yang mendominasi forum, sedangkan yang lainnya akan menjadi “penonton” saja dan tidak memberikan kontribusi dalam pembahasan.

Leave a Reply